Módulo de Gestão de Templates do MS Office
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A maioria dos documentos gerados num departamento e compartilhados na empresa são estão no formato MS Office (ex: Word, Excel e Power Point).
Estes documentos são em geral armazenados em diretórios de uma rede da empresa, mas nem sempre estão estruturados:
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Os diretórios podem não estar organizados de uma forma que o usuário consiga achá-lo facilmente
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Quando os documentos são encontrados, não existe a certeza, se este documento está na sua última versão e quem foi o último usuário a alterar o documento
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Não existe uma estrutura de segurança nos diretórios e arquivos de modo a definir quem pode ler, alterar ou deletar o documento
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Não existe um sistema de versionamento do documento
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Não existe um processo de revisão e aprovação do documento
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Os documentos, muitas vezes, não obedecem a um padrão definido de lay-out, ou seja, um template.
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A distribuição do documento é geralmente feita pelos usuários manualmente
Vantagens do uso do Módulo de Gestão de Documentos Templates do MSOffice do GreenSolutions:
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A busca dos documentos pode ser feitas por:
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Taxionomia (estrutura de diretórios criada pelo usuário)
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Metadados e conteúdo
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Todos os documentos são controlados por versão
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Histórico de alterações, com o nome do usuário que alterou, a data em que o documento foi alterado e o texto explicativo com o motivo da alteração
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Qualquer alteração cria automaticamente um novo release ou nova versão do documento
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Pode-se submeter qualquer documento a um processo de aprovação com revisor e aprovador
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Todo documento passa a ser gerado a partir de um template definido pelo gestor. Nenhum documento poderá ser criado sem seguir o template definido
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Para todo documento do tipo Word, Excel e Power Point, é criado um arquivo em formato pdf, que pode conter uma marca-d'água, o qual poderá ser protegido contra impressão e cópia. A distribuição do documento pode ser controlada e distribuída pelo sistema
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O sistema tem recurso para envio de avisos que podem ser via SMS ou e-mail para os usuários envolvidos
