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Módulo de Gestão de Templates do MS Office

 
  • A maioria dos documentos gerados num departamento e compartilhados na empresa são estão no formato MS Office (ex: Word, Excel e Power Point).

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Estes documentos são em geral armazenados em diretórios de uma rede da empresa, mas nem sempre estão estruturados:

  • Os diretórios podem não estar organizados de uma forma que o usuário consiga achá-lo facilmente

  • Quando os documentos são encontrados, não existe  a certeza, se este documento está na sua última versão e quem foi o último usuário a alterar o documento

  • Não existe uma estrutura de segurança nos diretórios e arquivos de modo a definir quem pode ler, alterar ou deletar o documento

  • Não existe um sistema de versionamento do documento

  • Não existe um processo de revisão e aprovação do documento

  • Os documentos, muitas vezes, não obedecem a um padrão definido de lay-out, ou seja, um template.

  • A distribuição do documento é geralmente feita pelos usuários manualmente

Vantagens do uso do Módulo de Gestão de Documentos Templates do MSOffice do GreenSolutions:

 

  • A busca dos documentos pode ser feitas por:

    • Taxionomia (estrutura de diretórios criada pelo usuário)

    • Metadados e conteúdo

  • Todos os documentos são controlados por versão

  • Histórico de alterações, com o nome do usuário que alterou, a data em que o documento foi alterado e o texto explicativo com o motivo da alteração

  • Qualquer alteração cria automaticamente um novo release ou nova versão do documento

  • Pode-se submeter qualquer documento a um processo de aprovação com revisor e aprovador

  • Todo documento passa a ser gerado a partir de um template definido pelo gestor. Nenhum documento poderá ser criado sem seguir o template definido

  • Para todo documento do tipo Word, Excel e Power Point, é criado um arquivo em formato pdf, que pode conter uma marca-d'água, o qual poderá ser protegido contra impressão e cópia. A distribuição do documento pode ser controlada e distribuída pelo sistema

  • O sistema tem recurso para envio de avisos que podem ser via SMS ou e-mail para os usuários envolvidos

© 2015 por OAA - Olenscki Assessoria Ambiental Ltda

© 2015 por Greenware Soluções Ambientais Ltda

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