Módulo de Gestão Eletrônica de Documentos de Engenharia GED-E
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Os documentos são os principais elementos de um projeto. Podem ser de vários tipos como plantas em AUTOCAD, documentos em MSOffice (World, Excel, Power Point), documentos em Adobe (PDF) e imagens (GIF, JPEG, entre outras)
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A solução GED-E tem como objetivo gerenciar os documentos de projetos e processos de produção de maneira eficiente, incluindo tanto o compartilhamento de documentos internos como externos, ou seja, entre outras empresa e fornecedores. Este gerenciamento ocorre através:
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do seu versionamento e revisão
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da definição do seu perfil de segurança
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do acompanhamento do histórico de ações
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do controle de impressão e cópia
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de referências a outros documentos
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O Processo é divididos em duas partes:
Templates de Projeto
Onde se define toda a estrutura básica do projeto de engenharia, tendo entre outros os seguintes elementos:
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WBS (Work Breakdown structure) ou estrutura de atividades: usado para definir os elementos de projetos organizados por atividades e tarefas de trabalho
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PBS (Plant Breakdown Structure)
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HBS (Hand Over Break Down Structure)
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GBS (General Break Down Structure)
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Definição dos atributos genéricos como informações básicas, disciplina, fases do projeto
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Templates de documentos, relatórios, configuração de auto-numeração, matriz de distribuição
Área de Projeto
Todo projeto é criado a partir do template escolhido. Deste ponto em diante ele cria, recebe e aprova documentos, ou seja, gerencia sua próprias ações. É possível também eliminar qualquer estrutura definida no Template que não seja utilizada.
As propriedades básicas definidas no template são:
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Nome do projeto
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Código de referencia
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Nome descritivo
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Descrição do projeto
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Localidade
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Prazo interno em dias para uma resposta do projeto
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Prazo externo em dias para uma resposta do projeto
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Prazo de revisão interno em dias para aprovações de documentos do projeto
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Qualquer outras informações que se faça necessário
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Numeração dos documentos, que devem obedecer a um padrão especificado
Documentos Externos
Documentos criados externamente por um fornecedor (contratado / projetista) que tem interação com usuários internos os quais revisam e aprovam esses documentos. Estes documentos passam obrigatoriamente por um processo de revisão, o qual envolve as áreas de engenharia responsáveis pelo projeto
O gestor, que recebe os documentos do fornecedor, tem a função de catalogar os documentos e definir se será necessário uma revisão paralela ou seqüencial
Revisão Paralela
Quando não existe a necessidade de todos os engenheiros ou colaboradores revisar todos os documentos, mas apenas aqueles que são pertinentes a eles
Revisão Seqüencial
Quando existe a necessidade de todos os colaboradores revisarem todos os documentos
Estados dos Documentos Externos Durante a Revisão
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Reservado: quando o gestor recebe o documento do fornecedor mas ainda não o submeteu a revisão
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Recebido: quando os colaboradores receberam os documentos e iniciam a revisão
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Rejeitado: quando o documento foi rejeitado e enviado ao gestor, onde o mesmo decide se envia ao fornecedor para uma possível correção ou devolve aos colaboradores com as observações
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Aprovado: quando o engenheiro responsável aprova os documentos
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Publicado: quando os documentos aprovados são publicados em uma área específica, podendo ser uma estrutura de pastas definida no GDE ou uma área especifica da Empresa
Documentos Internos
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Documentos criados internamente que serão utilizados para processos de revisão e aprovação internas
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Tem como propriedades básicas definidas no Template os seguintes elementos:
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Número de identificação
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Revisão atual
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Estado do documento
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Código da revisão (Aceito, Rejeitado)
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Motivo da emissão (Emitido para Desenho ou Emitido para Construção)
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Titulo
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Tipo (Desenho, Procedimento, Origem, responsável (usuário ou grupo))
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Outras informações que se façam necessárias
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Revisão de documentos internos
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A revisão de documentos internos é executada por três perfis (Editor, Revisor e Aprovador), sendo que o perfil do Revisor é opcional
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O Editor é responsável por elaborar o documento, ou seja, é o autor do documento
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O Revisor é um especialista no assunto a ser revisado
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O Aprovador será também um especialista, mas se responsabiliza pela aprovação final do documento
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Ao final da revisão, o documento é versionado e publicado em uma estrutura de pasta do GDE-E predeterminada pelo Editor
Estados de Documentos Internos Durante a Revisão
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Em preparação: quando o Editor está elaborando um documento
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Necessita de verificação: quando o revisor ou aprovador rejeitou o documento para o editor
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Em revisão: quando o documento está com o revisor ou aprovador para ser revisado
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Em aprovação: quando o documento está com o aprovador para ser aprovado
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Aprovado: quando o aprovador aprova o documento
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Publicado: quando o documento está publicado em uma determinada pasta
Documentos de Comunicação
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Documentos usados para registros de comunicação do projeto
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Estes documentos também podem passar por um processo de revisão igual aos documentos internos
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O estado deste documento é igual ao documento interno, alterando apenas o estado de “publicado” para “pronto para a ser transmitido”
Perfil dos Usuários
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O GDE funciona em dois níveis de gerenciamento de usuários garantindo quais grupos podem pertencer e atuar nos respectivos projetos
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Grupos de projeto
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Projeto XX Autores, membros deste grupo são responsáveis pelo conteúdo dos documentos
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Projeto XX Controlers, membros deste grupo podem configurar o projeto
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Projeto XX Contribuidores, membros deste grupo podem contribuir no projeto
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Projeto XX Consumidores, membros deste grupo podem ler os documentos de um projeto
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Projeto XX Executores, membros deste grupo podem executar modelos de relatório bem como visualizar seus resultados
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Segue uma matriz com os grupos e funcionalidades no GDE
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Para os documentos:
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Autor: responsável em criar / manter o conteúdo do documento
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Controler: responsável pelo controle das distribuições e gerenciamento dos perfis de segurança
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Contribuidor: possui permissão para leitura do documento. Além disso, colabora com outros documentos durante os processos de revisão e aprovação. O contribuidor faz comentários, mas não pode baixar o conteúdo dos documentos
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Consumidor: pode apenas ler o documento
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Para as pastas
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Autor: apenas visualiza as pastas que tem acesso
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Controler: responsável em gerenciar a estrutura de pastas. Pode criar sub-pastas e gerenciar a estrutura de segurança
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Contribuidor: visualiza os conteúdos da pasta e cria novas pastas
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Consumidor: visualiza os conteúdos da pasta
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Distribuição dos Documentos
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Os documentos poderão ser distribuídos a partir do momento que são submetidos a uma revisão
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Podemos ter três tipos de distribuição:
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Distribuição para documentos internos
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Distribuição para documentos externos
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Distribuição para documentos de comunicação
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Os usuários de perfil Controler terão a responsabilidade de montar uma matriz de distribuição sendo que os processos de aprovação interno ou externos irão obedecer esta matriz
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Nesta matriz é possível definir quem serão os revisores, aprovadores, contribuidores e fornecedores dos documentos
Relatórios
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O GDE provê um conjunto de relatórios que podem ser agendados e executados periodicamente (assíncrono) ou sob demanda (síncrono) através de modelos já definidos. Os modelos de relatório podem ser salvos em vários formatos.
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Tipos de relatórios:
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Relatório de distribuição
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Relatório de distribuição pendente / atrasada
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Relatório de distribuição de revisão
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