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Módulo de Gestão Eletrônica de Documentos de Engenharia GED-E

 
  • Os documentos são os principais elementos de um projeto. Podem ser de vários tipos como plantas em AUTOCAD, documentos em MSOffice (World, Excel, Power Point), documentos em Adobe (PDF) e imagens (GIF, JPEG, entre outras)

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  • A solução GED-E tem como objetivo gerenciar os documentos de projetos e processos de produção de maneira eficiente, incluindo tanto o compartilhamento de documentos internos como externos, ou seja, entre outras empresa e fornecedores. Este gerenciamento ocorre através:

    • do seu versionamento e revisão

    • da definição do seu perfil de segurança

    • do acompanhamento do histórico de ações

    • do controle de impressão e cópia

    • de referências a outros documentos

O Processo é divididos em duas partes:

Templates de Projeto

Onde se define toda a estrutura básica do projeto de engenharia, tendo entre outros os seguintes elementos:

  • WBS (Work Breakdown structure) ou estrutura de atividades: usado para definir os elementos de projetos organizados por atividades e tarefas de trabalho

  • PBS (Plant Breakdown Structure)

  • HBS (Hand Over Break Down Structure)

  • GBS (General Break Down Structure)

  • Definição dos atributos genéricos como informações básicas, disciplina, fases do projeto

  • Templates de documentos, relatórios, configuração de auto-numeração, matriz de distribuição

Área de Projeto

 

Todo projeto é criado a partir do template escolhido. Deste ponto em diante ele cria, recebe e aprova documentos, ou seja, gerencia sua próprias ações. É possível também eliminar qualquer estrutura definida no Template que não seja utilizada.

As propriedades básicas definidas no template são:

  • Nome do projeto

  • Código de referencia

  • Nome descritivo

  • Descrição do projeto

  • Localidade

  • Prazo interno em dias para uma resposta do projeto

  • Prazo externo em dias para uma resposta do projeto

  • Prazo de revisão interno em dias para aprovações de documentos do projeto

  • Qualquer outras informações que se faça necessário

  • Numeração dos documentos, que devem obedecer a um padrão especificado

Documentos Externos

Documentos criados externamente por um fornecedor (contratado / projetista) que tem interação com usuários internos os quais revisam e aprovam esses documentos. Estes documentos passam obrigatoriamente por um processo de revisão, o qual envolve as áreas de engenharia responsáveis pelo projeto

O gestor, que recebe os documentos do fornecedor, tem a função de catalogar os documentos e definir se será necessário uma revisão paralela ou seqüencial

Revisão Paralela

 

Quando não existe a necessidade de todos os engenheiros ou colaboradores revisar todos os documentos, mas apenas aqueles que são pertinentes a eles

Revisão Seqüencial

 

Quando existe a necessidade de todos os colaboradores revisarem todos os documentos

Estados dos Documentos Externos Durante a Revisão

  • Reservado: quando o gestor recebe o documento do fornecedor mas ainda não o submeteu a revisão

  • Recebido: quando os colaboradores receberam os documentos e iniciam a revisão

  • Rejeitado: quando o documento foi rejeitado e enviado ao gestor, onde o mesmo decide se envia ao fornecedor para uma possível correção ou devolve aos colaboradores com as observações

  • Aprovado: quando o engenheiro responsável aprova os documentos

  • Publicado: quando os documentos aprovados são publicados em uma área específica, podendo ser uma estrutura de pastas definida no GDE ou uma área especifica da Empresa

Documentos Internos

  • Documentos criados internamente que serão utilizados para processos de revisão e aprovação internas

  • Tem como propriedades básicas definidas no Template os seguintes elementos:

    • Número de identificação

    • Revisão atual

    • Estado do documento

    • Código da revisão (Aceito, Rejeitado)

    • Motivo da emissão (Emitido para Desenho ou Emitido para Construção)

    • Titulo

    • Tipo (Desenho, Procedimento, Origem, responsável (usuário ou grupo))

    • Outras informações que se façam necessárias

Revisão de documentos internos

  • A revisão de documentos internos é executada por três perfis (Editor, Revisor e Aprovador), sendo que o perfil do Revisor é opcional

  • O Editor é responsável por elaborar o documento, ou seja, é o autor do documento

  • O Revisor é um especialista no assunto a ser revisado

  • O Aprovador será também um especialista, mas se responsabiliza pela aprovação final do documento

  • Ao final da revisão, o documento é versionado e publicado em uma estrutura de pasta do GDE-E predeterminada pelo Editor

Estados de Documentos Internos Durante a Revisão

  • Em preparação: quando o Editor está elaborando um documento

  • Necessita de verificação: quando o revisor ou aprovador rejeitou o documento para o editor

  • Em revisão: quando o documento está com o revisor ou aprovador para ser revisado

  • Em aprovação: quando o documento está com o aprovador para ser aprovado

  • Aprovado: quando o aprovador aprova o documento

  • Publicado: quando o documento está publicado em uma determinada pasta

Documentos de Comunicação

  • Documentos usados para registros de comunicação do projeto

  • Estes documentos também podem passar por um processo de revisão igual aos documentos internos

  • O estado deste documento é igual ao documento interno, alterando apenas o estado de “publicado” para “pronto para a ser transmitido”

Perfil dos Usuários

  • O GDE funciona em dois níveis de gerenciamento de usuários garantindo quais grupos podem pertencer e atuar nos respectivos projetos

    • Grupos de projeto

      • Projeto XX Autores, membros deste grupo são responsáveis pelo conteúdo dos documentos

      • Projeto XX Controlers, membros deste grupo podem configurar o projeto

      • Projeto XX Contribuidores, membros deste grupo podem contribuir no projeto

      • Projeto XX Consumidores, membros deste grupo podem ler os documentos de um projeto

      • Projeto XX Executores, membros deste grupo podem executar modelos de relatório bem como visualizar seus resultados

  • Segue uma matriz com os grupos e funcionalidades no GDE

  • Para os documentos:

    • Autor: responsável em criar / manter o conteúdo do documento

    • Controler: responsável pelo controle das distribuições e gerenciamento dos perfis de segurança

    • Contribuidor: possui permissão para leitura do documento. Além disso, colabora com outros documentos durante os processos de revisão e aprovação. O contribuidor faz comentários, mas não pode baixar o conteúdo dos documentos

    • Consumidor: pode apenas ler o documento

  • Para as pastas

    • Autor: apenas visualiza as pastas que tem acesso

    • Controler: responsável em gerenciar a estrutura de pastas. Pode criar sub-pastas e gerenciar a estrutura de segurança

    • Contribuidor: visualiza os conteúdos da pasta e cria novas pastas

    • Consumidor: visualiza os conteúdos da pasta

Distribuição dos Documentos

  • Os documentos poderão ser distribuídos a partir do momento que são submetidos a uma revisão

  • Podemos ter três tipos de distribuição:

    • Distribuição para documentos internos

    • Distribuição para documentos externos

    • Distribuição para documentos de comunicação

  • Os usuários de perfil Controler terão a responsabilidade de montar uma matriz de distribuição sendo que os processos de aprovação interno ou externos irão obedecer esta matriz

  • Nesta matriz é possível definir quem serão os revisores, aprovadores, contribuidores e fornecedores dos documentos

Relatórios

  • O GDE provê um conjunto de relatórios que podem ser agendados e executados periodicamente (assíncrono) ou sob demanda (síncrono) através de modelos já definidos. Os modelos de relatório podem ser salvos em vários formatos.

    • Tipos de relatórios:

      • Relatório de distribuição

      • Relatório de distribuição pendente / atrasada

      • Relatório de distribuição de revisão

© 2015 por OAA - Olenscki Assessoria Ambiental Ltda

© 2015 por Greenware Soluções Ambientais Ltda

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